06. Bedrijfsvoering
Intro
Een flexibele en op samenwerking gerichte ambtelijke organisatie is een belangrijke voorwaarde om het principe ‘Niet zorgen voor, maar zorgen dat’, vorm en inhoud te geven. De organisatie speelt flexibel in op voortdurend veranderende maatschappelijke opgaven en zoekt actief de samenwerking met maatschappelijke partners.
Tegelijkertijd ziet de organisatie zich geplaatst voor een stevige taakstelling. Daarom werken we in 2016 aan het verder flexibiliseren en efficiënter maken van onze organisatie. Daarvoor onderzoeken we mogelijkheden om onderdelen te verzelfstandigen of samen te werken met andere organisaties.
Wat willen we bereiken
Samenwerken
Niet 'zorgen voor' maar 'zorgen dat'. Dat is wat ons betreft de nieuwe rol van de gemeente. Het gaat om ruimte geven, meedoen en waar nodig ondersteunen. Deze collegeperiode gaan we vorm geven aan dit nieuwe samenspel tussen gemeente en Asser samenleving.
Dit vraagt om een andere houding van inwoners en het lokale bestuur. Er is ruimte om te experimenteren en te leren. We gaan op zoek naar nieuwe financiële arrangementen met publiek en privaat geld. We geven ruimte aan de dynamiek van de Asser samenleving en sluiten hierop aan door heldere kaders te stellen en waar nodig knopen door te hakken. We zetten in op de maatschappelijke opgaven die kunnen rekenen op een stevig draagvlak in de Asser samenleving.
Ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie bestaat uit professionals die met veel inzet en loyaliteit uitvoering geven aan onze beleidsvoornemens. Wij hebben er dan ook vertrouwen in dat zij in staat zijn onze stijl van besturen te faciliteren en te ondersteunen. Dit vraagt om het anders organiseren van het ambtelijke werk en een andere opstelling van de ambtelijke organisatie ten opzichte van de buitenwereld. De organisatie zal steeds meer onderdeel worden van een netwerk of keten van partners om de gemeentelijke taken uit te kunnen voeren.
Bezuinigingen
Voor de bedrijfsvoering geldt een bezuiniging die oploopt tot ruim 3 miljoen in 2018.
Wat doen we daarvoor
Samenwerken
We realiseren de maatschappelijke opgave samen met inwoners, ondernemers en organisaties. De gemeente ontwikkelt zich als netwerkorganisatie.
Voorbeelden daarvan zijn de organisatie van het TT Festival met ondernemers of de vorming van het Cultureel Hart samen met ondernemers en culturele partijen in de stad. In deze samenwerking zijn er voor alle partijen eigen rollen, kansen, risico’s en verantwoordelijkheden.
Op het gebied van de bedrijfsvoering investeren we in samenwerking met onze buurgemeenten Tynaarlo en Aa en Hunze, in de Samenwerking Drentsche Aa (SDA).
Opgave gestuurd werken
De maatschappelijke opgave staat centraal. Het gaat daarbij om het effect in de buitenwereld. De ambtelijke organisatie werkt alleen op basis van een duidelijke opdracht van het college. Ook voor de interne dienstverlening gaan we in 2016 vaststellen wat de opgave precies is.
Efficiënt werken
We werken efficiënt. Daarbij doen we vooral dat wat minimaal nodig is. Hiervoor ’leanen’ we in 2016 opnieuw enkele processen, die we in 2015 gekozen hebben.
Flexibel werken
Om de maatschappelijke opgave uit te voeren en de bezuinigingen te realiseren is het nodig dat we flexibel zijn en telkens op zoek gaan naar de meest passende vorm om de verschillende soorten werk ‘slim’ te organiseren.
Ambtelijke organisatie
We richten onze ambtelijke organisatie zo flexibel mogelijk in. Kwalitatief en kwantitatief. Hierdoor kunnen we beter meebewegen met onze maatschappelijke opgave en maken we de overhead dynamischer. Qua formatie nemen we per team de verhouding vaste en flexibele medewerkers onder de loep. Dit moet leiden tot een goede balans tussen efficiënte en effectieve dienstverlening, kosten en flexibiliteit. Een deel van de vaste formatie van de gemeente Assen is projectmatig gedekt. Mede afhankelijk van economische ontwikkelingen kan deze dekking teruglopen. Wij anticiperen op mogelijke terugloop in projectmatige dekking door onder meer de formatie verder te flexibiliseren.
We onderzoeken de meerwaarde van het vormen van een centrale groep projectleiders voor de gehele gemeentelijke organisatie. Hiermee kunnen we flexibel en vlot inspelen op nieuwe vraagstukken.
Personeelsplanning
Op basis van strategische personeelsplanning gaan we vraagstukken met betrekking tot duurzame inzetbaarheid (vergrijzing, verjonging, mobiliteit en talentmanagement) nader uitwerken. Ook zullen we mensen blijven enthousiasmeren om zo goed mogelijk hun talenten in te zetten.
Specifieke opdrachten
Om te onderzoeken of het werk efficiënter en/of meer flexibel en goedkoper georganiseerd kan worden, worden er vervolgafspraken gemaakt op basis van de uitkomsten van de in 2015 uitgevoerde opdrachten op het gebied van vastgoed, toezicht en handhaving, parkeren en afvalinzameling. Ook de uitkomsten van interne benchmarks op het gebied van bedrijfsvoering nemen we daarin mee.
Informatiebeveiliging
Informatiebeveiliging is een kwaliteitscriterium geworden voor een gezonde bedrijfsvoering. We kiezen voor aansluiting bij de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) en voeren jaarlijks een aantal audits uit.
We blijven gebruikmaken van de binnen het programma KOERS (Kwaliteit Ontwikkelen door Effectief en Resultaatgericht Samenwerken) ontwikkelde hulpmiddelen. Hiermee ondersteunen we het realiseren van onze maatschappelijke opgave en de bezuinigingen.
Bezuinigingen
Wij geven uitvoering aan de voor 2016 in de planning staande bezuinigingen van € 0,4 miljoen. Om de bezuinigingen te realiseren ontkomen we niet aan nieuwe frictiekosten. Een aanvulling op het huidige frictiebudget kan daarom noodzakelijk worden.
